"Налоги — это данность, их просто нужно платить"
Руководитель маркетингового агентства воспринимал налоги как неизбежное зло. Компания работала на УСН "Доходы" 6%, ежегодно платила 3,6 миллиона рублей и считала это нормой.
"Хотим навести порядок в документообороте," — объяснил он цель обращения. О налоговой оптимизации речи не было.
Но когда мы увидели структуру доходов и расходов, сразу поняли: здесь можно серьезно сэкономить.
Хаос в документах как дорога к переплатам
Первое, что бросилось в глаза — полный беспорядок в документообороте:
- Счета от поставщиков терялись
- Акты выполненных работ не собирались
- Сверки с контрагентами не проводились
- Документы клиентам отправлялись с задержками
"У нас же маркетинговое агентство, а не бухгалтерия," — оправдывался собственник.
Когда мы посчитали расходы, челюсть отвисла.
Когда мы посчитали расходы, челюсть отвисла
За год компания потратила:
- На субподрядчиков: 28,5 млн рублей
- На рекламные площадки: 12,8 млн рублей
- На ПО и сервисы: 4,2 млн рублей
- На офис и персонал: 6,1 млн рублей
Итого расходов: 51,6 миллиона рублей
Доходы: 60 миллионов рублей
Реальная прибыль: 8,4 миллиона рублей
"Вы хотите сказать, что я переплачиваю налоги в 5 раз?"
Именно это мы и хотели сказать. Сравнили две системы налогообложения:
УСН "Доходы" 6% (как было):
- База: 60 млн рублей
- Налог: 3,6 млн рублей
УСН "Доходы минус расходы" 7%:
- База: 60 - 51,6 = 8,4 млн рублей
- Налог: 588 тысяч рублей
Экономия составляла более 3 миллионов рублей в год!
"Но нам же сказали, что 6% всегда выгоднее 7%"
Классическое заблуждение многих предпринимателей. Они сравнивают только ставки, не учитывая налоговую базу.
Мы объяснили простую формулу:
- Если расходы меньше 15% от доходов → выгоднее "Доходы" 6%
- Если расходы больше 15% от доходов → выгоднее "Доходы минус расходы" 7%
У компании расходы составляли 85% от доходов , поэтому второй вариант был очевидно выгоднее.
Почему раньше не получалось применить "доходы минус расходы"
Оказалось, что год назад компания уже пыталась перейти на эту систему, но быстро вернулась обратно. Причина — не смогли документально подтвердить расходы.
Проблемы, которые мешали:
- Нет системы сбора документов от поставщиков
- Документы теряются и портятся
- Нет регулярных сверок с контрагентами
- Часть расходов проходит без документов
Как мы наводили порядок в документообороте
Этап 1: Инвентаризация (2 недели)
- Запросили все документы от поставщиков за текущий год
- Систематизировали имеющиеся документы
- Выявили пробелы в документообороте
Этап 2: Восстановление недостающих документов (3 недели)
- Запросили дубликаты актов и счетов-фактур
- Провели сверки со всеми контрагентами
- Восстановили 87% недостающих документов
Этап 3: Настройка системы (1 неделя)
- Внедрили электронный документооборот
- Настроили автоматические напоминания
- Обучили персонал работе с документами
Переход на новую систему налогообложения
Подали уведомление о смене системы налогообложения с начала следующего года. Параллельно:
- Настроили учет расходов по правилам УСН
- Создали регламент документооборота
- Внедрили ежемесячную сверку с контрагентами
Результат в первый же год
Экономия на налогах:
- Было: 3,6 млн рублей
- Стало: 700 тысяч рублей
- Экономия: 2,9 миллиона рублей
Качественные изменения:
- Полный порядок в документообороте
- Прозрачность всех расходов
- Уверенность при налоговых проверках
Что сделали с сэкономленными деньгами
Сэкономленные 2,9 миллиона рублей направили на развитие:
- Открыли новое направление (performance-маркетинг)
- Наняли двух senior-специалистов
- Вложили в разработку собственного продукта
Через год новое направление стало приносить 30% общей выручки .
"Теперь я понимаю, что налоги — это не данность, а управляемый процесс"
Изменилось отношение собственника к налогам. Из неизбежного зла они превратились в инструмент планирования и развития бизнеса.
Мораль истории
Правильный выбор системы налогообложения может сэкономить миллионы. Но без грамотного документооборота даже самая выгодная система не работает.
