"За год у нас сменилось три бухгалтера, и теперь полный хаос"
Руководитель строительной компании был в отчаянии. Представьте: за 12 месяцев через компанию прошли три разных бухгалтера, каждый работал по-своему, никто не разбирался в том, что делал предыдущий.
"Боюсь нанимать четвертого, пока не пойму, что творится с отчетностью," — объяснил он причину обращения к нам.
Когда мы увидели состояние учета, поняли: его опасения обоснованы.
Картина разрухи в цифрах
Бухгалтер №1 (январь–апрель):
- Вел учет по старинке, в Excel-таблицах
- Первичные документы складывал в коробки
- Ушел, не передав дела
Бухгалтер №2 (май–август):
- Попытался навести порядок, но не разобрался в специфике строительства
- Наделал ошибок в НДС
- Уволился после конфликта с руководством
Бухгалтер №3 (сентябрь–декабрь):
- Работал формально, "лишь бы отчеты сдать"
- Не проводил сверки с контрагентами
- Ушел сам, предчувствуя проблемы
Что мы обнаружили при аудите
Проблема №1: Потерянные документы
- 40% первичных документов от поставщиков отсутствовали
- Акты выполненных работ не сшивались и терялись
- Счета-фактуры лежали навалом без систематизации
Проблема №2: Ошибки в НДС
- НДС с полученных авансов не восстанавливался
- Входящий НДС принимался к зачету без документов
- Декларации подавались с грубыми ошибками
Проблема №3: Отсутствие сверок
- За весь год не проводилось ни одной сверки с контрагентами
- Дебиторская и кредиторская задолженности не контролировались
- Расхождения в учете достигали 3,5 млн рублей
"Сколько это нам будет стоить?"
Первый вопрос, который задал собственник. Мы посчитали потенциальные потери:
- НДС к доплате: 1,2 млн рублей
- Штрафы и пени: 450 тысяч рублей
- Налог на прибыль (корректировка): 380 тысяч рублей
- Итого: почти 2 миллиона рублей могли "улететь" при подготовке годовой отчетности.
План восстановления учета
Этап 1: Сбор документов (3 недели)
- Запросили дубликаты у всех поставщиков за отчетный год
- Восстановили 78% недостающих документов
- Систематизировали имеющиеся документы
Этап 2: Восстановление НДС (2 недели)
- Пересчитали НДС с полученных авансов
- Восстановили право на зачет входящего НДС
- Подготовили корректирующую декларацию за 3 квартал
Этап 3: Сверки с контрагентами (2 недели)
- Провели сверки со всеми крупными поставщиками
- Выявили и исправили расхождения в учете
- Подписали акты сверок на конец года
Камеральная проверка как момент истины
После подачи корректирующей декларации налоговая назначила камеральную проверку. Мы подготовили полный пакет документов и обоснований.
Результат проверки: претензий не было. Все документы оформлены правильно, расчеты корректны.
Подбор нового бухгалтера
Параллельно с восстановлением учета мы помогли найти нового главного бухгалтера:
Требования:
- Опыт работы в строительстве от 5 лет
- Знание специфики НДС в строительстве
- Готовность работать с восстановленным учетом
Результат: нашли специалиста, который проработал в компании уже 2 года и полностью контролирует ситуацию.
Финальный результат
Экономия на налогах:
- Потенциальные потери: 2 млн рублей
- Фактические доплаты: 200 тысяч рублей
- Экономия: 1,8 миллиона рублей
Системные улучшения:
- Налажен документооборот с поставщиками
- Внедрены ежемесячные сверки с контрагентами
- Создана система контроля НДС
Что изменилось в компании
"Раньше бухгалтерия была головной болью. Сейчас это инструмент управления бизнесом. Я всегда знаю, сколько денег у компании и сколько мы должны."
Урок для других предпринимателей
Смена бухгалтера — серьезный риск для бизнеса. Особенно если это происходит несколько раз подряд. Лучше потратить время на тщательный подбор специалиста, чем потом тратить миллионы на исправление ошибок.
Мораль истории
Хороший бухгалтер стоит дорого, но плохой бухгалтер стоит еще дороже. А отсутствие бухгалтера может стоить бизнеса.
